Hintergrund
Die Jugendhilfe ist ein zentraler Pfeiler des Kinder- und Jugendschutzes. Sie übernimmt die Betreuung junger Menschen außerhalb ihres familiären Umfelds in ihren (stationären ) Einrichtungen – oft in hochbelasteten Lebenslagen. Die Anforderungen an Fachkräfte in diesem Bereich sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Die aktuelle Querschnittsstudie der BGW (2025) liefert belastbare Daten zur Arbeitssituation und psychischen Gesundheit von Beschäftigten in stationären Einrichtungen.
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Kernergebnisse der Studie
👥 Struktur der Befragten
• 671 Beschäftigte aus stationären Einrichtungen
• Ø Alter: 39,2 Jahre | Ø Berufserfahrung: 12,8 Jahre
• Ø tatsächliche Wochenarbeitszeit: 38,5 Stunden
• 37 % in Leitungsfunktion | 92,8 % mit unbefristetem Vertrag
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🔥 Belastungen im Arbeitsalltag
• Soziale Anforderungen und Aggression durch Klient:innen signifikant höher als in der ambulanten Jugendhilfe
• Emotionale Anforderungen und Zeitdruck auf hohem Niveau
• Rollenkonflikte, unsichere Arbeitsinhalte und Schichtarbeit als zusätzliche Stressoren
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🧠 Psychische Gesundheit und Bewältigung
• 27 % berichten häufige Burn-out-Symptome
• Präsentismus (Arbeiten trotz Krankheit) und Arbeitszeitverlängerung sind weit verbreitet
• Diese Strategien gelten als gesundheitlich riskant und erhöhen das Risiko langfristiger Ausfälle
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📊 Krankenstand in sozialen Berufen
• Durchschnittliche Krankheitstage in sozialen Berufen: 23,9 Tage/Jahr (AOK 2024)
• Im Vergleich zum Gesamtdurchschnitt (14,8 Tage) sind das rund 60 % mehr Fehlzeiten
• Hauptursachen: psychische Erkrankungen, Erschöpfung, Infekte
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Handlungsbedarf für Träger
Die Daten zeigen, was viele von euch täglich erleben: Die stationäre Jugendhilfe ist ein hochbelastetes Arbeitsfeld mit erhöhtem Gesundheitsrisiko, vor allem für psychische Erkrankungen, die oft viel zu spät erkannt werden und dann überdurchschnittlich lang andauern.
Träger können durch gezielte Maßnahmen wesentlich zur Stabilisierung und Zufriedenheit ihrer Teams beitragen.
💡 Empfehlungen
• Gewaltprävention und Deeskalationstrainings für den Umgang mit herausfordernden Klient*innen
• Stärkung des Handlungsspielraums und der Mitbestimmung im Arbeitsalltag
• Gesundheitsorientierte Führung (vgl. BGW + AOK-Nordwest) und regelmäßige Supervision
o Kernelemente gesundheitsorientierter Führung
 Wertschätzung und Anerkennung Führungskräfte zeigen Respekt für die geleistete Arbeit und geben konstruktives Feedback.
 Transparenz und Rollenklarheit Klare Kommunikation von Erwartungen, Zuständigkeiten und Entscheidungswegen reduziert Unsicherheit und Stress.
 Gestaltung gesunder Arbeitsbedingungen Dazu gehören realistische Arbeitszeiten, Pausenregelungen, Schutz vor Überlastung und ein gutes Arbeitsklima.
 Förderung von Handlungsspielräumen Mitarbeitende erhalten Autonomie und Mitbestimmung, was sich positiv auf Motivation und Gesundheit auswirkt.
 Offene Fehlerkultur und soziale Unterstützung Fehler dürfen angesprochen werden, ohne Angst vor Sanktionen. Kollegiale Unterstützung wird aktiv gefördert.
 Vorbildfunktion der Führungskraft Führungskräfte leben selbst gesundheitsbewusstes Verhalten vor – etwa durch Selbstfürsorge, Stressbewältigung und klare Grenzen
• Maßnahmen gegen Präsentismus und Überstundenkultur
• Psychosoziale Unterstützung und Zugang zu professioneller Beratung
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Zusammenfassung
Die Arbeit in stationären Einrichtungen ist sinnstiftend – aber auch hoch anspruchsvoll. Die hohe Zahl (psychischer) Beschwerden und die Anzahl der Krankheitstage sprechen für sich.

Am 30. September 2025 tagte die Arbeitsgruppe „Pädagogische Berufe“ der Fachkräfteinitiative Schleswig-Holstein (FI.SH) und diskutierte wichtige Entwicklungen zur Fachkräftegewinnung und -qualifizierung im erzieherischen Bereich.
Im Mittelpunkt standen:

• 🎥 Imagekampagne zur Fachkräftegewinnung: In Phase 1 werden aktuell bereits Kitas beworben – mit kreativen Reels, Slogans und einer zentralen Stellenbörse. Ab Dezember 2025 ist Phase 2 anvisiert: Mit Fokus auf die stationäre Jugendhilfe, vom Aufbau analog zur ersten Kampagnenwelle; auch die Kinder- und Jugendvertretung (KJV-SH) hat sich mit eingebracht.

• 🌍 Internationale Kooperationen mit Kolumbien und Tunesien: Ziel ist die gezielte Gewinnung neuer Fachkräfte durch Anerkennung ausländischer Abschlüsse. Durch die bilateralen Absprachen werden komplexe Hürden bei Visa und Einreise bereits im Vorfeld gelöst – ein strategischer Schritt, um diese Anerkennung überhaupt erst zu ermöglichen. Durch gezielte Sprachförderung werden die Fachkräfte in ihrem Herkunftsland ausgebildet; dies reduziert die Lebenshaltungskosten für den Zeitraum der vorbereitenden Förderung.

• 🚀 Modellprojekt „Seiteneinstieg in die stationäre Jugendhilfe“: Ab dem zweiten Quartal 2026 können Personen mit verwandten Studienabschlüssen und Praxiserfahrung über ein neues Curriculum zur Fachkraft gem. § 19 Abs. 2 KJVO qualifiziert werden. Theorie-Praxis-Verzahnung, Reflexionsphasen und Projektarbeit stärken die professionelle Identität. Eine Informationsveranstaltung hierzu findet am 11. November 2025 statt – der VPE wird ebenfalls teilnehmen. In der ersten Modellphase wird die Umsetzung durch das Sozialministerium gefördert. Weitere Informationen erhaltet ihr gern bei Rückfrage.

Insgesamt zeigt sich: Viele der nun angestoßenen Maßnahmen haben einen langen fachlichen und politischen Vorlauf – ihre Umsetzung markiert einen wichtigen Schritt für die Gewinnung neuer Fachkräfte, ist aber eben auch absolut notwendig. Für uns mit den kleineren Einrichtungen sind vor allem die lokalen Kooperationen und kreativen Möglichkeiten die vielversprechenderen; dennoch tragen alle Maßnahmen zusammen zu einer Entspannung der Situation insgesamt bei, wenn wir aus dem Bereich der stationären Jugendhilfe weniger mit den anderen Bereichen wie Kita konkurrieren (müssen).

Teilnehmende und Rahmen

Am 25. September 2025 traf sich die AG 78 Rendsburg zu einem fachlichen Austausch in Rendsburg. Vertreter*innen aus freien und öffentlichen Trägern der Jugendhilfe diskutierten zentrale Themen und legten erste Schwerpunkte für die inhaltliche Arbeit im Jahr 2026 fest neben den Themen, die aktuell zu besprechen waren.

Themenschwerpunkte für 2026

1. Careleaver
– Fokus auf die Altersgruppe 17–19 Jahre im Rahmen der Beratungsangebote.
– Bedarf an begleitetem Wohnen wurde deutlich benannt.
– Es ist gewünscht, dass Einrichtungsträger auf den Kreis Rendsburg-Eckernförde zugehen, um Bedarfe zu kommunizieren und Fördermöglichkeiten zu prüfen.

Hinweis: Die stärkere Berücksichtigung von Careleavern ergibt sich direkt aus dem KJSG und sollte von allen Jugendämtern umgesetzt werden.

2. Inobhutnahme
Im Landesjugendhilfeausschuss (LJHA) wurde ein entsprechendes Mandat erteilt, sodass der Kreis Plön mit dem Kreis Rendsburg-Eckernförde gemeinsam eine Inobhutnahmestelle plant zu errichten.
Ein Träger wurde ausgewählt, die Standortsuche ist aktuell im Gange.
Ziel: Aufbau einer (bedarfsgerechten?) Inobhutnahmestelle in der Region.

3. Entgelte
Wunsch nach lösungsorientiertem Vorgehen in der Entgeltgestaltung, sowie partnerschaftlicher Zusammenarbeit. Fachlich begründete Bedarfe sollen klar benannt werden, insbesondere:

Personalstellen
Stundenzahlen
–> Argumentationslinie: „pädagogisch notwendig“ als Grundlage für Verhandlungen

Die KOSOZ übernimmt zunächst 30 Mandate (Entgeltverhandlungen) für den Projektzeitraum bis Juli 2026.

Eine Auswertung des Modellprojekts erfolgt auf Grundlage der Kosten-/Nutzenanalyse

Hinweis: Angesichts der Tatsache, dass Personalkosten in der Regel rund 80 % der Gesamtkostenstruktur ausmachen, ist zu erwarten, dass die kommenden Verhandlungen stark von Preiskämpfen geprägt sein werden. Dies birgt die Gefahr, dass fachlich notwendige Standards unter Druck geraten, wenn wirtschaftliche Erwägungen über pädagogische Qualität gestellt werden

4. Inklusion
Thema Inklusion wird im Kontext der Gesetzesreform als Querschnittsaufgabe betrachtet.

Geplant ist eine vertiefte Auseinandersetzung mit den rechtlichen Rahmenbedingungen und deren Auswirkungen auf die Praxis.
Einrichtungen werden dazu aufgerufen bereits jetzt inklusiv ihr Angebot zu überdenken

Ausblick
Die AG 78 Rendsburg wird die genannten Themen in 2026 weiterverfolgen und konkrete Arbeitsschritte ableiten.

Am 8. September 2025 hat die Landesarbeitsgemeinschaft privater Jugendhilfeverbände Schleswig-Holstein eine Stellungnahme zu den laufenden Vertragsverhandlungen im Bereich eines Jugendhilferahmenvertrages an die zuständigen Stellen versendet. Ziel war es, fachliche Impulse aus der Perspektive privater Träger einzubringen und zur inhaltlichen Weiterentwicklung des Rahmenvertrages beizutragen.

Die Stellungnahme wurde unter dem Vorsitz des VPE vorbereitet und in enger Abstimmung mit einem Kollegen aus einem weiteren Mitgliedsverband der LAG-pj überarbeitet. Sie spiegelt die gemeinsame Haltung und Expertise privater Träger wider – getragen von dem Anspruch, konstruktiv und lösungsorientiert in die laufenden Prozesse einzuwirken.

Private Träger verantworten rund ein Drittel der Plätze in Schleswig-Holstein und leisten damit einen erheblichen Beitrag zur Angebotsstruktur.
Die gesetzlich verankerte Trägerpluralität lebt von der aktiven Einbindung aller Akteure – auch und gerade in Vertragsverhandlungen, die die Rahmenbedingungen unserer Arbeit maßgeblich beeinflussen.

Die Stellungnahme steht unseren Mitgliedern zur Verfügung.
Wir freuen uns, diesen Impuls setzen zu können und danken allen Beteiligten für die kollegiale Zusammenarbeit.

Zum 1. Juli 2025 tritt eine Änderung im Achten Buch Sozialgesetzbuch (SGB VIII) in Kraft, die neue Anforderungen an die Aufbewahrung personenbezogener Unterlagen in der Kinder- und Jugendhilfe mit sich bringt. Im Zuge des Gesetzes zur Stärkung der Aufarbeitung sexuellen Kindesmissbrauchs wird für bestimmte Dokumente künftig eine Aufbewahrungsfrist von bis zu 100 Jahren festgelegt.

Diese Regelung betrifft insbesondere Dokumente zu Schutzmaßnahmen (z. B. nach § 42 SGB VIII), Hilfeverläufe, Beschwerden sowie freiheitsentziehende Maßnahmen. Ziel ist es, betroffenen Personen auch viele Jahre später die Möglichkeit zu geben, Einsicht in relevante Vorgänge und Entscheidungen zu erhalten – etwa zur persönlichen Aufarbeitung oder in juristischen Kontexten.

Die Verantwortung für die Archivierung liegt bei den Leistungserbringern – sowohl bei öffentlichen Trägern als auch bei freien Trägern der Jugendhilfe. Die Sicherung, Verfügbarkeit und datenschutzkonforme Verarbeitung dieser sensiblen Informationen muss über sehr lange Zeiträume technisch und organisatorisch gewährleistet werden.

Die gesetzliche Intention ist nachvollziehbar: Auch viele Jahre nach einer Jugendhilfemaßnahme sollen Betroffene die Möglichkeit haben, Einsicht in wesentliche Akten zu erhalten – etwa zur persönlichen Klärung oder im Rahmen einer Aufarbeitung.

Gleichzeitig werfen die neuen Vorgaben einige praktische Fragen auf. So ist bislang nicht klar, in welchem Umfang Einrichtungen die zusätzliche Archivierungsarbeit organisatorisch auffangen können. Die aktuell verhandelten Stellenanteile, insbesondere in Leitung und Verwaltung, sind häufig eng kalkuliert und stehen bereits in vielfältiger Konkurrenz zu anderen Aufgaben. Für die Umsetzung der neuen Anforderungen ist bislang keine klare Zuweisung oder Refinanzierung vorgesehen.

In Zeiten steigender Abgabenlast wünschen sich viele Arbeitnehmer mehr „Netto vom Brutto“. Arbeitgeber können hier gezielt gegensteuern – nicht durch klassische Gehaltserhöhungen, sondern durch abgabenbegünstigte Gehaltsextras.

Diese sind auch bekannt als Nettolohnoptimierung: Teilweise steuer- und sozialversicherungsfrei und führen so zu einem spürbaren Vorteil für beide Seiten.
Grundlage sind Vorschriften des Einkommensteuergesetzes (EStG) und dazugehöriger Richtlinien (z. B. LStR); einzelne Regelungen stützen sich auch auf BMF-Schreiben oder Urteile von Finanzgerichten.

Hier ein Überblick über 16 steuerlich geförderte Maßnahmen:

1. Aufmerksamkeiten: Kleine Sachgeschenke bis 60 EUR (z. B. zum Geburtstag) sind steuer- und beitragsfrei, sofern sie je Anlass gewährt werden und die Freigrenze nicht überschreiten.

2. Beihilfen: In Notlagen wie Krankheit oder Unglück können bis zu 600 EUR jährlich steuerfrei ausgezahlt werden. Für Erholungsbeihilfen gelten Pauschalsteuersätze und Höchstbeträge pro Familienmitglied.

3. Dienstfahrräder: Arbeitgeber dürfen Fahrräder oder E-Bikes steuerfrei zur Verfügung stellen, sofern sie zusätzlich zum Lohn überlassen werden.

4. Essenszuschüsse: Zuschüsse zu Mahlzeiten (z. B. Restaurantschecks) sind begünstigt, wenn sie bestimmte Werte nicht überschreiten. 2025 liegt der Maximalbetrag pro Mahlzeit bei 7,50 EUR.

5. Fahrtkostenzuschüsse: Für den Arbeitsweg kann der Arbeitgeber pauschal versteuert (15 %) bis zur Höhe der Entfernungspauschale steuer- und beitragsfrei bezuschussen.

6. Firmenwagen: Zwar grundsätzlich steuerpflichtig, aber durch Einzelfallbewertung, Fahrtenbuch oder E-Auto-Vergünstigungen lässt sich der Vorteil deutlich reduzieren.

7. Gesundheitsleistungen: Zuschüsse zu zertifizierten Maßnahmen der Gesundheitsförderung sind bis 600 EUR jährlich steuerfrei.

8. Gutscheine und Sachbezüge: Monatlich dürfen Sachzuwendungen bis 50 EUR steuerfrei gewährt werden. Bei Überschreitung entfällt die Steuerfreiheit vollständig.

9. Jobtickets: Zuschüsse oder Überlassung von Fahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel sind steuerfrei, wenn sie zusätzlich zum Lohn gewährt werden.

10. Kindergartenzuschüsse: Beiträge zur Betreuung nicht schulpflichtiger Kinder in Kindergärten oder ähnlichen Einrichtungen sind steuer- und abgabenfrei.

11. Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeit: Werden keine Verpflegungspauschalen gezahlt, kann der Arbeitgeber Mahlzeiten pauschal versteuern (25 %) oder mit Sachbezugswert ansetzen.

12. Mitarbeiterbeteiligungen: Bis zu 2.000 EUR jährlich können als steuerfreie Beteiligung am Unternehmen gewährt werden – bei breitem Zugang für Mitarbeitende.

13. Private Nutzung betrieblicher Telekommunikation: Smartphones oder Tablets, die auch privat genutzt werden dürfen, sind steuerfrei – inklusive der laufenden Kosten.

14. Reisekostenersatz: Werden Dienstreisen unternommen, können Fahrtkosten und Verpflegungspauschalen steuerfrei ersetzt werden – im Rahmen gesetzlicher Vorgaben.

15. Unentgeltliche Parkplatzgestellung: Wird ein Parkplatz am Arbeitsplatz kostenlos zur Verfügung gestellt, fällt keine Steuer an, sofern er im betrieblichen Interesse gewährt wird.

16. Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit: Solche Zuschläge sind bis zu bestimmten Prozentsätzen steuerfrei, wenn sie zusätzlich zum Grundlohn gezahlt werden.

Fazit: Arbeitgeber haben viele Optionen, ihre Mitarbeiter effizient und steueroptimiert zu entlohnen. Voraussetzung ist fast immer, dass die Leistungen zusätzlich zum regulären Lohn erfolgen und korrekt dokumentiert werden. Richtig genutzt, bieten diese Extras einen spürbaren Mehrwert – ohne das Lohnkostenbudget übermäßig zu belasten.
Einige dieser Möglichkeiten haben wir euch bereits vorgestellt und lassen sich als Verband noch besser nutzen. Hierzu gehört beispielsweise HANSEFIT; aber auch für Sachzuwendungen gibt es mittlerweile smarte Möglichkeiten (EDENRED, eine Gutscheinkarte zur monatlichen Aufladung; die Mitarbeiter können die monatlichen Beträge auf Gutscheinkarten ansparen; auch die unter 1. genannten Aufmerksamkeiten können hierüber ausgezahlt werden).

Die Externenprüfung bietet eine Möglichkeit für Menschen, die keinen klassischen Bildungsweg einschlagen können – durch stets sehr individuelle Gegebenheiten .
Koordiniert durch das SHIBB (Frau Riemer), ermöglicht sie den Erwerb eines anerkannten Abschlusses – beispielsweise als Erzieherin oder sozialpädagogischer Assistent*in – ohne regulären Schulbesuch.

Herausforderungen und Voraussetzungen

Viele Interessierte stehen mitten im Berufs- oder Familienleben und können sich keine schulische Ausbildung leisten. Sie müssen sich eigenständig vorbereiten, was Disziplin, Zeitmanagement und eine intensive Auseinandersetzung mit den Prüfungsinhalten erfordert. Unterrichtsmaterialien wie Handouts oder Skripte werden von den Schulen bereitgestellt, ein Anspruch auf spezifische Arbeitsblätter besteht jedoch nicht.
Eben diese Vorbereitung stellt hohe Anforderungen an selbständiges Erarbeiten, Eigendiszip-
lin sowie individuelles Zeitmanagement. Es gibt keine Eingebundenheit in einen Klassenverband; für einige Interessierte sind das große Herausforderungen. Die Prüfungsanforderungen an die Interessierten, um einen Abschluss erwerben zu können, sind identisch
mit den Anforderungen im Rahmen der regulären Weiterbildung bzw. Ausbildung. Im Rahmen der Kontaktaufnahme wird durch das SHIBB auf diese Thematik aufmerksam
gemacht. Es werden auch alternative Wege ausgelotet. Auch beratende Schulen weisen auf diese komplexen Anforderungen hin und informieren über Möglichkeiten eines
regelhaften Einstiegs.

Ablauf und Kosten

Die Prüfungen erfolgen nach denselben Maßstäben wie bei regulären Schüler*innen. Die Anmeldung muss frühzeitig erfolgen, und die Kosten betragen 400 € (Fachschule) bzw. 350 € (Berufsfachschule III). Leider gibt es in Schleswig-Holstein keine speziellen Vorbereitungskurse, was die Selbstorganisation noch wichtiger macht.

Entwicklung und Zukunft

Aktuell melden sich jährlich etwa 15 Personen zur Externenprüfung an, wobei die Berufsfachschulen weniger stark vertreten sind. Die Pandemie führte zu einem Einbruch der Zahlen, doch mittlerweile steigt das Interesse wieder. Eine Erfolgsquote kann mangels Daten nicht genau beziffert werden.

Die Externenprüfung bleibt eine essenzielle Option für all jene, die flexibel zum Abschluss gelangen wollen – mit Fleiß, Eigenverantwortung und Durchhaltevermögen, aber eben auch mit fraglicher Auseinandersetzung von Inhalten.

Die insoweit erfahrene Fachkraft („Insofa“) gemäß §§ 8a (4), 8b SGB VIII und § 4 KKG, spielt eine zentrale Rolle im Kinderschutz. Sie berät Fachkräfte bei der Einschätzung von vermuteter oder tatsächlicher Kindeswohlgefährdung und unterstützt sie bei weiteren Handlungsschritten.

Besonders wichtig: Fachkräfte freier Träger haben einen gesetzlichen Anspruch auf Beratung durch den örtlichen Jugendhilfeträger. Dieser vergibt diese Leistungen oftmals subsidiär; Termine können mitunter erst mit/ nach viel zeitlichem Vorlauf realisiert werden.

Daher bietet der VPE – (Berufs-) Verband für private Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe in Schleswig-Holstein – ab sofort zusätzlich diese Leistung an als eine verbandsinterne Beratung durch eine “Insofa”.

Damit erhalten die Mitgliedseinrichtungen eine weitere qualifizierte Anlaufstelle, um in herausfordernden Situationen fachlich fundierte Unterstützung zu erhalten.

In einer arbeitsamen Atmosphäre haben wir uns heute mit sieben Personen zusammengesetzt, um den Baustein einer gelingenden Einarbeitung im Bereich Qualitätsmanagement (QM) zu besprechen.

Gemeinsam haben wir konkrete Maßnahmen und Strategien durchdacht, die zu einer effektiven und strukturierten Einarbeitung führen.

Der nächste Baustein ist Beschwerdemanagement am 25.03.2025 (Anmeldung unter www.vpe-sh.de/veranstaltungen )

Ein erfolgreicher Vormittag voller wertvoller Impulse und Zusammenarbeit!

Mit dem Jahreswechsel wurde ab dem 1. Januar 2025 in Deutschland die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) für Geschäfte zwischen inländischen Unternehmen (B2B) verpflichtend eingeführt. Für nach 2024 ausgeführte Umsätze gilt somit die elektronische Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern.

WICHTIG: Ausgenommen sind Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 EUR (§ 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung [UStDV]) und Fahrausweise (§ 34 UStDV). Da die Dienstleistungen in der stationären Jugendhilfe umsatzsteuerbefreit sind, hat die Ausnahmeregelung also Bestand.
Hinsichtlich des Empfangs einer E-Rechnung gilt allerdings keine Übergangsregelung, er ist somit vom 1.1.2025 an durch den Rechnungsempfänger zu gewährleisten. Hierfür reicht es aus, wenn der Empfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt.

Mehr ist also von und für euch nicht zu machen. Dennoch anliegend ein paar nähere Informationen, für die, die es wissen wollen:

Definition der E-Rechnung:
Eine E-Rechnung ist ein Dokument, das in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird, wodurch eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht wird. Einfache PDF-Dateien oder Papierrechnungen erfüllen diese Kriterien nicht und gelten künftig als “sonstige Rechnungen”.

Betroffene Unternehmen:
Die Regelung betrifft alle inländischen Unternehmen, einschließlich Freiberufler und Kleinunternehmer, die steuerpflichtige Leistungen an andere Unternehmen erbringen. Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sind von dieser Pflicht ausgenommen.

Übergangsfristen:
• 2025 bis 2026: Unternehmen können weiterhin Papierrechnungen oder einfache elektronische Formate wie PDF verwenden.
• Bis Ende 2027: Kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro dürfen diese Formate weiterhin nutzen.
• Ab 2028: Die Ausstellung von E-Rechnungen wird für alle verpflichtend.

Formate für E-Rechnungen:
Zulässige Formate sind unter anderem XRechnung und ZUGFeRD, die den europäischen Normen entsprechen und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Wie bereits aufgeführt, ist eine PDF-Datei keine E‑Rechnung.
Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU und im Sinne der E‑RechV ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung. Eine E‑Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar.
Eine Bilddatei, ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen nicht (vgl. Beschaffungsamt des BMI unter www.e-rechnung-bund.de).

Übermittlung der E-Rechnung:
Die Übermittlung kann flexibel erfolgen, beispielsweise per E-Mail, über elektronische Schnittstellen oder Download-Portale. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach.

Ausnahmen:
Von der Pflicht ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Endverbraucher (B2C), bestimmte steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Leistungen von Kleinunternehmern gemäß § 19 UStG.