Mit dem Jahreswechsel wurde ab dem 1. Januar 2025 in Deutschland die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) für Geschäfte zwischen inländischen Unternehmen (B2B) verpflichtend eingeführt. Für nach 2024 ausgeführte Umsätze gilt somit die elektronische Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern.

WICHTIG: Ausgenommen sind Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 EUR (§ 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung [UStDV]) und Fahrausweise (§ 34 UStDV). Da die Dienstleistungen in der stationären Jugendhilfe umsatzsteuerbefreit sind, hat die Ausnahmeregelung also Bestand.
Hinsichtlich des Empfangs einer E-Rechnung gilt allerdings keine Übergangsregelung, er ist somit vom 1.1.2025 an durch den Rechnungsempfänger zu gewährleisten. Hierfür reicht es aus, wenn der Empfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt.

Mehr ist also von und für euch nicht zu machen. Dennoch anliegend ein paar nähere Informationen, für die, die es wissen wollen:

Definition der E-Rechnung:
Eine E-Rechnung ist ein Dokument, das in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird, wodurch eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht wird. Einfache PDF-Dateien oder Papierrechnungen erfüllen diese Kriterien nicht und gelten künftig als “sonstige Rechnungen”.

Betroffene Unternehmen:
Die Regelung betrifft alle inländischen Unternehmen, einschließlich Freiberufler und Kleinunternehmer, die steuerpflichtige Leistungen an andere Unternehmen erbringen. Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sind von dieser Pflicht ausgenommen.

Übergangsfristen:
• 2025 bis 2026: Unternehmen können weiterhin Papierrechnungen oder einfache elektronische Formate wie PDF verwenden.
• Bis Ende 2027: Kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro dürfen diese Formate weiterhin nutzen.
• Ab 2028: Die Ausstellung von E-Rechnungen wird für alle verpflichtend.

Formate für E-Rechnungen:
Zulässige Formate sind unter anderem XRechnung und ZUGFeRD, die den europäischen Normen entsprechen und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Wie bereits aufgeführt, ist eine PDF-Datei keine E‑Rechnung.
Eine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU und im Sinne der E‑RechV ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung. Eine E‑Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar.
Eine Bilddatei, ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen diese gesetzlichen Anforderungen nicht (vgl. Beschaffungsamt des BMI unter www.e-rechnung-bund.de).

Übermittlung der E-Rechnung:
Die Übermittlung kann flexibel erfolgen, beispielsweise per E-Mail, über elektronische Schnittstellen oder Download-Portale. Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach.

Ausnahmen:
Von der Pflicht ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Endverbraucher (B2C), bestimmte steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Leistungen von Kleinunternehmern gemäß § 19 UStG.

Auf der Veranstaltung wurden verschiedene Ansätze zur Gewinnung und Bindung von Mitarbeitenden vorgestellt.

Der Prozess ist in drei Phasen unterteilt:
(1) Bewerber anziehen,
(2) einstellen und
(3) halten.

In der ersten Phase wird die Aufmerksamkeit potenzieller Bewerber durch ansprechende Stellenausschreibungen geweckt. Diese sollten kurz und prägnant sein, wobei längere Texte durch KI-gestützte Formulierungshilfen unterstützt werden können. Die Ausschreibungen betonen emotionale Werte wie Sinn und Wirkung der Arbeit, um potenzielle Bewerber aus verschiedenen Generationen gezielt anzusprechen. Besonders der Kontakt zu Erzieherfachschulen durch Vorträge bietet Möglichkeiten, Praktikant/innen und zukünftige Mitarbeiter/innen frühzeitig zu gewinnen. Digitale Kanäle wie Instagram und Google-Bewertungen spielen ebenfalls eine wichtige Rolle bei der Sichtbarmachung der Einrichtung.

Die zweite Phase konzentriert sich auf die Einstellung der Bewerber. Ein transparenter Bewerbungsprozess mit klaren Informationen über Anreise, Gesprächsteilnehmer und den Ablauf des Vorstellungsgesprächs schafft eine wertschätzende Atmosphäre. Gehaltsvorstellungen sollten frühzeitig besprochen werden. Zusätzlich bietet ein Hospitationstag Einblicke in die zukünftige Arbeitsumgebung, bei dem Bewerber die Schule, Räumlichkeiten und das Team kennenlernen können.

Um Mitarbeitende langfristig zu binden, legt die dritte Phase den Fokus auf ein durchdachtes Onboarding. Von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Einstellung sollte eine Wertschätzung durch persönliche Betreuung und Zeitinvestition spürbar sein. Flexible Arbeitszeitmodelle und ein starkes Gemeinschaftsgefühl fördern die Mitarbeiterzufriedenheit. Attraktive Zusatzleistungen wie Gehaltszulagen, Jobrad-Optionen, Tankgutscheine, Altersvorsorgezuschüsse und steuerfreie Sachbezüge stärken die finanzielle Sicherheit der Mitarbeitenden. Beispiele hierfür sind Kindergartenzuschüsse, Mitgliedschaften zur betrieblichen Gesundheitsförderung (Hanse Fit), betriebliche Krankenversicherung, zusätzliche Altersvorsorge.
Besondere Maßnahmen umfassen auch die Förderung beruflicher Umorientierungen durch praxisintegrierte Ausbildungen (PiA) sowie Weiterbildungsmöglichkeiten zum Heimerzieher/in in Zusammenarbeit mit Ausbildungsinstitutionen wie dem IBAF. Insgesamt zielen diese Strategien darauf ab, qualifizierte Fachkräfte nicht nur zu gewinnen, sondern auch langfristig im Unternehmen zu halten.

Genauere Informationen zu den einzelnen Themen erhaltet ihr gerne bei mir.

Heute ging es insbesondere um die Frage:

Welche Erwartungen bestehen an die Arbeitsgruppe?
Wie wollen wir arbeiten?

Die Gruppe hat sich für das Format “Schreibwerkstatt” entschieden unter Berücksichtigung der Gesichtspunkte, die die praktische Arbeit in der Jugendhilfe mit sich bringt: Wenig Zeit für Verschriftlichung von Arbeitsprozessen und vor allem konzeptioneller Arbeit.
Daher wollen wir die wenige verfügbare Zeit effizient nutzen und mögliche Prozessschritte gemeinsam diskutieren und individualisieren und – sofort schriftlich festhalten.

Themen für die nächsten Treffen sind
o Schadensmeldungen
o Notfallwege/ -meldungen
o Beschwerdemanagement (MA / Kinder/ Jugendliche) – Standards hierfür
o Brandschutz (-maßnahmen)
o Einarbeitung / Einstellung
o Mediennutzung
• Zeiterfassung – gilt diese??
• Einbindung intelligenter Programme – digitale Software einbinden ins Handbuch?

Beim nächsten Termin starten wir mit dem Thema Einarbeitung!

Dienstag, 28.01.2025 10 – 12 Uhr in der Geschäftsstelle in Rendsburg

Die Tierhaltung ist in vielen Einrichtungen Gegenstand des Alltags – und doch ist vielen nicht bewusst, dass sehr genaue Vorgaben von Seiten des Ministeriums hierfür eingehalten werden (müssen).
Das Thema wird zumeist erst dann brisant, wenn der Wunsch / die Idee besteht die Kosten für die Tierhaltung auch in die Entgeltkalkulation zu überführen.

Um dieses abbilden zu können, muss die „tiergestützte Intervention / oder Pädagogik“ in die Konzeption überführt werden. Gemäß Ausführungen des LJA sind hierfür folgende Punkte abzubilden:

• Ausbildung mindestens eines Mitarbeitenden in TGI/TGP
• Abbildung und ggf. Ausbildung der eingesetzten Tierart(en)
• Ausführungen zur Geeignetheit des eingesetzten Tieres / der Tiere für die TGI/TGP
• Personelle Verantwortung (inklusive Vertretung) für die Haltung, Versorgung und den Einsatz der Tiere
• Tierärztliche Versorgung
• Ausführungen zur Beachtung des Tierwohls, dem Ort der Unterbringung und der Häufigkeit der Einsatzzeiten

Auch über die gelegentliche Anwesenheit von einzelnen Tieren von Mitarbeiter*innen sind hierfür genaue Ausführungen benannt. Diese sind im Vorhinein durchzugehen (à Viertens in den angehängten Hinweisen).

Ist dieses sichergestellt, sind folgende Voraussetzungen zwingend einzuhalten:
• Eine Hundehaftpflichtversicherung muss abgeschlossen worden sein. Die Versicherungen unterscheiden zwischen gewerblichem und gelegentlichem Einsatz der Hunde. Es gilt, die jeweiligen Versicherungsbedingungen genau zu hinterfragen.
• Der Hundebesitzer/die Hundebesitzerin darf das Tier nur Personen überlassen, die den Hund jederzeit so beaufsichtigen und auf ihn einwirken können, dass durch den Hund weder Menschen, Tiere noch Sachen gefährdet werden (§ 3 Abs. 1 HundeG).
• Der Hund muss ein elektronisches Kennzeichen (Transponder) mit einer Kennnummer besitzen.
• Es dürfen keine gefährlichen Hunde in Einrichtungen mitgenommen bzw. dort gehalten werden. Als gefährliche Hunde gelten u.a. Hunde, die Menschen gebissen haben, aggressives Verhalten gezeigt haben, andere Tiere gebissen haben oder unkontrolliert Tiere hetzen oder reißen (§7 HundeG).

Wie kann gerechte Bezahlung erreicht werden, um Mitarbeiter*innen angemessen zu entlohnen?
Als organisierter Berufsverband sind wir Vertreter einer Vielzahl von Arbeitgebern und verfolgen ein hohes Interesse daran den Mitarbeiter*innen gute und attraktive Arbeitsbedingungen zu liefern in einem strukturell schwierigen Arbeitsfeld. Dieses sind beispielsweise Tag- und Nachtdienste, als auch Arbeiten an Sonn- und Feiertagen für die Mitarbeitenden. Regelmäßig werden die Einrichtungen hier vor Herausforderungen gestellt durch die Anforderungen des Arbeitszeitgesetz.
Da die einzelnen Einrichtungen ihre individuellen Tagessätze mit den örtlichen Kreisjugendämtern verhandeln, zahlen wir bereits größtenteils nach TVÖD SuE (Sozial- und Erziehungsdienst) – sehen uns allerdings vor der Herausforderung, dass die Bedingungen des hier zur Anwendung kommenden Tarifvertrages ganz einfach nicht auf das Arbeitsfeld der stationären Jugendhilfe zugeschnitten sind.
So ist es immer wieder schwierig mit den Verhandlungspartnern (Jugendamt) angemessene Bezahlungen zu erreichen, da im zur Anwendung kommenden Tarifvertrag SuE die Positionen für Heimleitung und auch die dieser Position zugrunde liegende Verantwortung nicht angemessen berücksichtigt werden. Die Kategorien für Einrichtungsleitungen, als auch die herangezogenen Gruppengrößen entspringen dem Bereich der Kindertagespflege.
Natürlich ist die Verantwortung für Kinder und Jugendliche in der stationären Unterbringung mit multiplen Problemlagen eine ganz andere als im herkömmlichen Kitabereich, die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Institutionen, wie Schulen, sozialen Diensten und Familien für eine ganzheitliche Unterstützung ist eine andere, die einen hohen Verwaltungs- und Koordinierungsaufwand fordern. Daher begrenzt sich die Anzahl der zu betreuenden Kinder erheblich und ist eben auch daher nicht mit Kitaleitungen vergleichbar. Die im Tarifvertrag angegebenen Gruppengrößen für die höheren Entgeltgruppen werden im stationären Bereich natürlich nicht erreicht. In der Regel liegt die Gruppengröße in stationären Jugendhilfeeinrichtungen zwischen 6 und 12 Kindern pro Gruppe, um eine individuelle Betreuung und Förderung zu gewährleisten. Dieses führt regelmäßig dazu, dass Heimleitungen und Erzieher*innen nicht gerecht bezahlt werden können – aufgrund der nicht passgenauen Tarife, zu denen wir dennoch angehalten werden diese zu verwenden.

Auch dieses sind Forderungen, die diskutiert und geändert werden müssen, um auf dem Arbeitsmarkt eine Chance auf einen fairen Wettbewerb zu anderen Berufsfeldern im sozialen Bereich zu haben, mit denen wir in Konkurrenz stehen um Bewerber*innen.

Vergangene Woche fand in den Räumlichkeiten des CoWork 17 erneut ein Treffen der Arbeitsgruppe Qualität (AG Qualität) statt.
Die Arbeitsgruppe wurde ursprünglich in 2017 gegründet. In dieser Zeit wurden Definitionen zu Begrifflichkeiten herausgearbeitet, die im Kontext mit „Qualitätsmanagement“ ständig fallen und später auch im QM-Handbuch münden sollten. Fragen hierzu waren:

– Was ist Qualität?
– Was sind Standards?
– Was ist messbar?
– Was ist bewertbar?

Das Ziel des VPE war es, ein QM-System als Rahmenkonzept zu entwickeln, um seinen Mitgliedseinrichtungen die Einführung einrichtungsspezifischer QM-Systeme zu erleichtern.
Als Vision diente ein „Gütesiegel“ für den VPE, ggf. in unterschiedlichen Abstufungen, in die die Mitglieder eingeordnet werden.
Der Vorteil ist, dass Klarheit und Sicherheit durch ein solches Gütesiegel verschafft werden und zudem die Außenwahrnehmung und Darstellung der entsprechenden Einrichtung gestärkt wird.
Dies ist auch letzte Woche erneut als Motivation benannt worden. – Vor allem aber die Möglichkeit durch eine regelmäßige Bearbeitung des QM-Handbuchs, einrichtungsbezogene Prozesse, aber auch gesetzliche Vorgaben, die regelmäßig überprüft werden müssen, automatisch zu bearbeiten und nicht vergessen zu können.
Durch das Handbuch sind zudem alle hierfür notwendigen Unterlagen an einem Ort.

Im Rahmen des Treffens kamen folgende Überlegungen zur Verbesserung des QM-Handbuchs auf und noch zu klärende Fragen:
• Regelmäßig zu wiederholende Prozesse auf farbigem Papier drucken (bspw. rot)
• Zur Umsetzung: Einzelne Themen in 2- oder 4-wöchigem Rhythmus mit Kolleg*innen besprechen und schriftlich festhalten
• Neue Seite im Handbuch: Ärztliche Versorgung der Kinder: Wie erfolgt dieses? –> Aufnahme in Prozesse
• Impfnachweise MA (MMR) gelten auch für Praktikanten!
• Forderungen aus KJSG 2021: Verlässlichkeitsbegriff ! –> Folgen hieraus vermehrte Nachweise?

Ein neuer Termin soll Ende November erfolgen. Interessierte, die ebenfalls das Thema „QM“ angehen möchten sind herzlich eingeladen!

In der Zeit vom 19.08. – 30.08.2024 ist die Geschäftsstelle nicht besetzt! Emails werden erst danach wieder bearbeitet. Wir wünschen allen eine schöne Sommerferienzeit!

immer wieder ist es ein Problem und stellt viele Einrichtungen vor Herausforderungen: Fachkräfte finden!
Und es wird in Zukunft auf kurze, als auch auf lange Sicht nicht einfacher werden. Wichtig erscheinen kurzfristig weiche Faktoren des Arbeitgebers, aber auch Bezahlung und Nachwuchs an sich sind ein Problem, die nicht einfach zu lösen sind.

Auf mittlere Sicht Nachwuchs und Fachkräfte zu bekommen, ist hingegen schwieriger und bedarf auch des Bewirkens auf politischer Ebene. Dies ist unlängst bekannt und eine Vielzahl von Arbeitsgruppen sucht nach Möglichkeiten, um Fachkräfte für dieses Berufsfeld zu gewinnen. In unserer föderalen Struktur ist Bildung auf Länderebene angesiedelt.
Auf Landesebene haben sich Arbeitsgruppen in den letzten Jahren gefunden, die aus verschiedenen Richtungen bzw. Ministerien ursprünglich entstanden sind. Diese wurden zum Teil zusammengeschlossen und umbenannt, um eben Parallelstrukturen zu vermeiden, dass bspw. mehrere Arbeitsgruppen am selben Thema arbeiten.

Auf Bundesebene hat eine Fachgruppe nach Lösungen speziell für den Bereich „Hilfen zur Erziehung“ gesucht, und Best-Practice-Erfahrungen aus den verschiedenen Bundesländern zusammengetragen.

Gestern fand in den Räumlichkeiten des CoWork ein Workshop zur Erarbeitung und Standortbestimmung der jeweiligen Einrichtungen für ihr individuelles Schutzkonzept statt.

Neben der Vorgabe durch das 2021 in Kraft getretene KJSG ging es vor allem um Erfahrungen, die bisher gemacht wurden, in denen das bisherige Schutzkonzept hilfreich war. Definierte Abläufe, Kontaktaufnahmen und Präventionsmaßnahmen zu den Themenbereichen Kinder / Jugendliche, Familienkonstellationen, sowie auf der Fachkräfteebene waren Inhalte des Fortbildungstages.
Als Ergebnis lässt sich eine Mustergliederung für ein Schutzkonzept sehen, sowie für die jeweiligen Einrichtung eine Auswertung der Bestandsaufnahme mit dem Wissen, welche Bestandteile für sie von hervorgehobener Bedeutung sind.

Durch Fluktuationen in Belegung durch (neue) Kinder und Jugendliche, durch neue Mitarbeiter*innen entstehen immer wieder neue und andere Themen, sodass sich der Schwerpunkt innerhalb des Schutzkonzeptes stetig ändert.

Diesem Aspekt Rechnung getragen, befassen wir uns jährlich mit dem Thema Schutzkonzept und bieten als Verband diese Fortbildung als Leistung für unsere Mitglieder an.

Die insoweit erfahrene Fachkraft wurde mit Einführung des § 8a SGB VIII im Jahre 2005 als verbindlicher Standard in der Kinderschutzarbeit für Mitarbeiter*innen freier Träger der
Jugendhilfe zur Qualifizierung der Risikoeinschätzung bei einer möglichen bzw. tatsächlichen Kindeswohlgefährdung eingeführt.
Diese Regelung erfuhr im Jahr 2012 mit in Kraft treten des Bundeskinderschutzgesetzes (BKiSchG) mehrere nicht unerhebliche qualitative und quantitative Präzisierungen und Er-
weiterungen. Bereits seit 2005 ist bestimmt (damalige Regelung im § 8a
Abs. 2 SGB VIII), dass Mitarbeiter*innen von Trägern von Diensten und Einrichtungen, die Jugendhilfeleistung nach dem SGB VIII erbringen gesetzlich verpflichtet sind, zum Zwecke der Risikoeinschätzung eine insoweit erfahrene Fachkraft hinzuzuziehen. Der aktuell gültige Handlungsrahmen ist seit dem 1. Januar 2012 im § 8a Abs. 4 SGB VIII fixiert:
„In Vereinbarungen mit den Trägern von Einrichtungen und Diensten, die Leistungen nach diesem Buch erbringen, ist sicherzustellen, dass … bei der Gefährdungseinschätzung eine insoweit erfahrene Fachkraft hinzugezogen wird … In die Vereinbarung … (sind) … Kriterien für die Qualifikation der beratend hinzuzuziehenden insoweit erfahrenen Fachkraft … aufzunehmen …“

Fachlich strukturell gesehen sollte die insoweit erfahrene Fachkraft außerhalb der institutionellen Entscheidungs- und Weisungshierarchie verortet sein.
Die Rolle lässt sich im Weiteren beschreiben als ein die Qualität sicherndes Element im Verfahren der Risikoeinschätzung.

Aus diesem Grund haben wir uns entschieden als VPE diese Beratung zukünftig übernehmen zu können. Ein erster Schritt ist getan, der Grundstein ist gelegt – im Herbst geht es dann weiter mit dem Aufbaumodul zur Fachkraft im Kinderschutz!